Qué gastos puede deducir un autónomo
Qué gastos puede deducir un autónomo en el IRPF y en el IVA, los tres requisitos imprescindibles y los casos complicados (coche, casa, dietas, móvil).
Deducir gastos es la forma legal de pagar menos impuestos: reduces tu beneficio y, con él, lo que pagas de IRPF, además de recuperar el IVA soportado. Pero Hacienda es estricta. Aquí tienes qué puedes deducir, con qué condiciones y dónde está la línea roja.
Idea clave: un gasto reduce tu IRPF (porque baja tu beneficio) y, si tiene IVA, ese IVA soportado lo puedes restar del IVA que ingresas con el modelo 303. Son dos deducciones distintas.
Los 3 requisitos para que un gasto sea deducible
Para que Hacienda acepte un gasto deben cumplirse los tres a la vez:
- Vinculación con la actividad. El gasto debe estar relacionado con tu trabajo, no con tu vida personal.
- Justificación. Necesitas una factura completa a tu nombre y con tu NIF (un ticket simple no suele bastar para deducir).
- Registro contable. El gasto debe estar anotado en tus libros y, normalmente, pagado por medios rastreables (transferencia, tarjeta…).
A esto se suma la imputación temporal: el gasto se deduce en el ejercicio que corresponde.
Gastos que puedes deducir con tranquilidad
Si cumplen los requisitos anteriores, estos son deducibles de forma habitual:
- Cuota de autónomos (la de la Seguridad Social).
- Compras de mercancías y materias primas.
- Material de oficina y consumibles.
- Servicios profesionales: asesoría, abogado, diseñador…
- Software y herramientas (programa de facturación, hosting, licencias).
- Cuotas de colegios profesionales y asociaciones del sector.
- Formación relacionada con tu actividad.
- Publicidad y marketing.
- Seguros vinculados a la actividad (responsabilidad civil, etc.).
- Gastos financieros: comisiones bancarias de la cuenta del negocio.
Los casos complicados (donde la gente se equivoca)
Aquí es donde conviene ir con cuidado.
Suministros de casa si trabajas desde el hogar
Si afectas parte de tu vivienda a la actividad (y lo declaras en el modelo 036), puedes deducir los suministros (luz, agua, gas, internet) aplicando una regla concreta: el 30 % sobre la parte proporcional de la vivienda que dedicas al trabajo.
Ejemplo: tu casa tiene 100 m² y usas 20 m² como despacho (el 20 %). De una factura de luz de 100 €, la parte proporcional es 20 € y deduces el 30 % de esos 20 €, es decir, 6 €.
Coche y gasolina
Es el caso más restrictivo:
- En el IRPF, un turismo de uso mixto (trabajo y vida personal) no es deducible, salvo actividades concretas (taxis, transporte, agentes comerciales, autoescuelas…).
- En el IVA, se presume una afectación del 50 %, por lo que puedes deducir la mitad del IVA, salvo que pruebes un uso mayor.
Comidas y dietas (manutención propia)
Puedes deducir tus gastos de manutención si se cumplen todas estas condiciones:
- Se producen en establecimientos de restauración y hostelería.
- Se pagan por medios electrónicos (tarjeta, Bizum, etc.).
- Son en días laborables y por motivos de la actividad.
- Respetan los límites diarios legales (consulta el importe vigente; suele rondar los 26-27 € en España y el doble en el extranjero).
Móvil e internet
Deducibles en la proporción de uso profesional. Si la línea es exclusivamente del negocio, el 100 %; si es mixta, solo la parte afecta a la actividad (y conviene poder justificarla).
Qué NO puedes deducir
- Gastos personales o sin relación con la actividad.
- Gastos sin factura correcta (o solo con ticket, cuando se exige factura).
- Multas y sanciones, recargos y la propia cuota del IRPF.
- Ropa de calle (salvo uniformes o equipos de protección específicos).
- Gastos de terceros que no estén a tu nombre.
Una deducción que mucha gente olvida
El seguro médico privado es deducible hasta un límite anual por persona (el autónomo, su cónyuge e hijos menores de cierta edad). Comprueba el límite vigente, pero tenlo en cuenta si ya pagas un seguro de salud.
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Cómo llevar todo esto sin volverte loco
- Pide siempre factura (no ticket) y a tu nombre fiscal.
- Paga con tarjeta o transferencia del negocio: deja rastro y facilita la justificación.
- Guarda los justificantes durante al menos 4 años.
- Usa un programa de facturación que registre ingresos y gastos y te calcule el IVA deducible automáticamente.
En resumen
Deducir bien es perfectamente legal y te ahorra dinero, pero exige factura, vínculo con la actividad y registro. Ante un gasto dudoso (coche, casa, viajes mixtos), guarda toda la documentación y, si la cantidad es importante, consúltalo con un asesor.
Cuando tengas claros tus gastos, te tocará declararlos: aquí entran el modelo 303 del IVA y el modelo 130 del IRPF.